Un professionnel reçoit en moyenne 88 courriels par jour (donnée de 2015). Il lui faut environ 64 secondes pour retrouver sa concentration après avoir été interrompu par un courriel. En France, 43% des salariés indiquent être interrompus par un courriel au moins toutes les dix minutes (source : www.capital.fr).
Pour mieux gérer ce flux incessant de communication digitale, découvrez la méthode CAP, une technique efficace pour organiser votre boîte mail et réduire le stress lié à une boîte de réception constamment pleine.
Fonctionnement de la méthode CAP : Cette méthode s'organise en séquences, à effectuer 2 à 3 fois par jour, de préférence quand votre énergie est au plus bas. Pendant le reste du temps, gardez votre boîte mail fermée et désactivez les notifications.
La méthode CAP se divise en trois étapes - Classement, Action, Poubelle - et permet de trier vos mails en cinq catégories :
Mails à conserver pour référence future, à classer dans des dossiers appropriés.
Mails inutiles (spams, newsletters non lues, etc.) à supprimer immédiatement.
Mails nécessitant une action rapide (moins de 2 minutes) à traiter durant la séquence CAP.
Mails importants mais non urgents (demandant plus de 2 minutes) à planifier dans l'agenda.
Mails urgents et importants (demandant une recherche approfondie) à exécuter juste après la séquence CAP.
Pour les catégories 4 et 5, créez des sous-dossiers pour les organiser efficacement.
Avantages de la méthode CAP :
Offre une vue d'ensemble de vos courriels quotidiens, à condition de l'appliquer régulièrement.
Permet de prioriser les mails avant de les traiter, évitant ainsi de perdre du temps sur des courriels non essentiels.
Notez que cette méthode ne réduit pas le nombre de mails reçus, mais elle aide à prioriser leur traitement et à maintenir une boîte de réception organisée.
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