L'augmentation constante de l'utilisation des outils numériques tend à éclipser l'importance cruciale du papier pour une organisation quotidienne efficace et une meilleure gestion.
Je suis particulièrement attachée au papier, à son odeur et au plaisir d'écrire. Je vous propose donc de découvrir comment le papier peut être plus efficace que certaines applications ou logiciels en entreprise. L'idée n'est pas de remplacer l'ordinateur, mais de montrer comment l'utilisation conjointe du papier et du numérique peut améliorer la gestion.
Le papier ne doit pas simplement dupliquer les tâches bureautiques, mais plutôt servir d'outil complémentaire précieux pour optimiser le temps.
« Écrire, c'est libérer son esprit de pensées en les fixant sur le papier, un moyen efficace de désencombrer l'esprit... »
La liste quotidienne des tâches à faire : l'indispensable duo papier/stylo
Sauf si vous avez une mémoire exceptionnelle et une capacité à rester concentré malgré les distractions, comme un appel téléphonique ou un dossier urgent, il est souvent essentiel, quel que soit votre poste, d'avoir une liste précise des tâches à accomplir dans la journée. Écrire ces tâches sur papier permet de ne pas les oublier.
J'ai essayé de gérer mes tâches via des applications, mais je reviens toujours au papier. Chaque matin, établir une liste sur une feuille de papier s'est avéré plus productif que d'utiliser une application, qui n'est pas toujours ouverte et dont la lisibilité peut être limitée. Le papier, posé sur le bureau ou accroché au mur, offre une visibilité immédiate de l'avancement des tâches.
Il ne s'agit pas de créer un planning annuel ou mensuel, mais vraiment de lister ce qui doit être fait dans la journée, comme rappeler un fournisseur, envoyer un mail, mettre à jour un site internet, communiquer une information... Une liste sur traitement de texte ou tableau pourrait suffire, mais elle n'est pas toujours visible, cachée derrière d'autres applications ou documents sur l'ordinateur. En revanche, une liste écrite sur papier reste constamment visible. Il est aussi psychologiquement satisfaisant de barrer une tâche accomplie. Il est préférable d'utiliser une feuille unique plutôt qu'un bloc-notes, car les pages d'un bloc se tournent facilement, rendant la visualisation moins aisée.
Cependant, il faut éviter d'être trop ambitieux dans la création de la liste, pour ne pas la transformer en un fourre-tout de tâches diverses. Si de nouvelles tâches apparaissent, répartissez-les sur plusieurs jours en créant une feuille par jour, chacune devant être visible et non cachée derrière les autres.
La liste doit être claire, lisible et aérée pour faciliter les annotations (par exemple, indiquer qu'un message a été laissé ou un mail envoyé). Évitez d'écrire au verso de la feuille pour maintenir une bonne visibilité. Il est plus efficace d'écrire sur deux feuilles côte à côte et de les réutiliser ensuite en brouillon (en pensant à l'environnement).
Récapitulatif pour une bonne liste de tâches/objectifs :
Écrire de manière claire, lisible et aérée.
Écrire d'un seul côté de la feuille.
Minimiser le nombre d'informations écrites, ne pas surcharger.
Ne pas multiplier les supports papier.
Ne pas être trop optimiste sur le nombre de tâches.
La liste doit être visible et facilement accessible, les tâches facilement identifiables.
Utiliser des surligneurs et stylos de couleur pour un visuel clair et parlant.
Autre utilisation du papier et du stylo : Le suivi des dossiers par la mise à jour instantanée des informations
Utiliser une page de garde claire sur chaque dossier papier pour suivre son évolution vous fera gagner du temps. Il ne sera pas nécessaire d'ouvrir le dossier informatique correspondant pour chercher l'information : tout sera noté sur le dossier papier. Cette fiche permet de noter, par exemple, la date de la dernière relance ou de l'envoi au client, un numéro de téléphone, un numéro de dossier...
Bien que la trame de la fiche puisse être informatisée, son contenu doit être écrit à la main, car il évolue constamment. L'annotation manuelle d'une mention sur une feuille est plus facile que la mise à jour d'un fichier informatique.
Prenons l'exemple d'un dossier de formation pris en charge par un organisme. Ce dernier va régulièrement adresser des paiements, demander des documents, et vous devrez lui envoyer des factures, des feuilles de présence, etc., dans des délais définis. Vous trouverez généralement sur le site de l'organisme le suivi des remboursements ou l'état des demandes, mais ces informations seront souvent noyées dans d'autres informations.
Avoir sur votre dossier papier une feuille sur laquelle toutes les informations utiles et nécessaires sont annotées et mises à jour sera bien plus efficace. Vous n'indiquerez sur la fiche que les informations que vous jugez utiles et nécessaires, sans vous noyer dans la masse des informations communiquées sur le site.
En bref, le papier et le stylo permettent :
Un accès et une lisibilité plus rapide.
Une mise à jour instantanée.
Un visuel clair des informations réellement essentielles.
Permettre à ceux qui utilisent les mêmes dossiers papier de savoir où en est le dossier sans avoir accès à ses fichiers de suivi informatiques.
Je ne me vois pas gérer mes dossiers sans le duo magique stylo/papier. D'une efficacité redoutable par sa rapidité d'exécution, il présente de nombreux avantages que je n'ai pas encore trouvés dans une application ou un logiciel.
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